Seguro que si te dedicas al marketing digital has necesitado en muchas ocasiones tener acceso a la cuenta de Google Analytics de tus clientes para poder monitorizar el rendimiento de las acciones que realices. O tal vez en algún momento has querido dar acceso a alguien a tu propia cuenta.
Para todo esto existen los roles y permisos de usuario en Google Analytics, de los que te voy a hablar detalladamente en este post.
Gestión de usuarios en Google Analytics
Para acceder a la gestión de usuarios de tu cuenta de Analytics, dirígete a la página principal y en el menú de la izquierda, abajo del todo, verás una opción que es Administrar.
Si haces clic en ella, accederás al panel de administración de Analytics, donde podrás realizar muchísimas acciones, entre ellas la que nos interesa hoy, gestionar los usuarios y sus permisos.
Roles de usuario en Google Analytics
Lo primero que debes saber es que en Analytics puedes agregar usuarios a tres niveles: usuario de cuenta, usuario de propiedad y usuario de vista.
Dentro de esta clasificación, podrás asignar permisos diferentes a cada uno de los usuarios y en base a ello podrán realizar determinadas acciones. Cualquier usuario que tenga algún permiso en cualquier rol de los tres que existen aparecerá como usuario de cuenta, aunque no tenga ningún permiso a ese nivel concreto.
Por ejemplo, dentro de mi cuenta tengo 8 propiedades. En algunas estoy solamente yo y en otras tienen acceso diferentes personas. Bien, en mis usuarios de cuenta aparecen todos ellos aunque a nivel de cuenta no tienen ningún permiso. Resumiendo y para que te quede claro, en el apartado de Gestión de usuarios de cuentas podrás ver todos los usuarios que existen en ese o en cualquier nivel inferior.
Cada usuario podrá realizar acciones dentro del nivel en el que lo hayas agregado, es decir, si meto a una persona a nivel de propiedad no tendrá acceso al resto de propiedades que hay en mi cuenta. Si agrego a alguien a una vista, no tendrá acceso al resto de vistas de esa propiedad ni, obviamente, al resto de propiedades.
Añadir usuarios a tu cuenta de Analytics
Lo fundamental para poder asignar permisos a usuarios es agregar usuarios, así que te voy a explicar rápidamente como puedes añadir usuarios a tu Analytics. En el mismo proceso podrás asignarles los permisos que decidas.
Para añadir un usuario a Analytics debes ir a Administrar y hacer click en cualquiera de las tres opciones que te mostré en la imagen anterior, dependiendo de si quieres agregar al usuario a la cuenta, a una propiedad o a una vista. Te aparecerá la siguiente pantalla:
Como supondrás, tienes que hacer clic en el botón azul con la flecha blanca y luego en Añadir usuarios
Y por último, llegarás a la siguiente pantalla en la que podrás añadir la dirección de correo electrónico de la persona que quieres añadir a tu Analytics y asignar los permisos que estimes oportunos.
Permisos de usuario en Google Analytics
Bien, ahora que ya tienes claro los tres roles o niveles a los que pueden acceder los usuarios y cómo añadirlos en Google Analytics, te voy a explicar los permisos que puedes darle a cada usuario, es decir, qué acciones podrá realizar dentro de su ámbito.
Son cuatro permisos y el mismo usuario puede tener uno o más de uno. Además pueden variar según sea en la cuenta, la propiedad o la vista. Es decir, puedo tener solamente un permiso a nivel de propiedad pero todos los permisos en una vista concreta de dicha propiedad. Esto tendrás que modificarlo a mano porque por defecto los permisos se heredan en el orden jerárquico: cuenta > propiedad > vistas. Además ten en cuenta que los permisos pueden ampliarse conforme se desciende en la jerarquía pero nunca disminuirse. Es decir, un usuario que tenga permiso de edición a nivel de cuenta no puede ser limitado a leer y analizar en un nivel inferior.
También debes saber que si retiras los permisos a nivel de propiedad y el usuario tiene permisos a un nivel inferior, los seguirá teniendo mientras no se los retires o elimines a ese usuario a nivel de cuenta.
Bueno, pues sin más dilación te explico cuáles son los cuatro permisos de usuario en Analytics.
Administrador de usuarios
Permite gestionar los usuarios que hay en la cuenta. Esto significa añadir usuarios, eliminarlos de la cuenta y modificar sus permisos. Con este permiso, el usuario no dispone de ningún otro permiso pero dado que con él puede modificar los permisos de cualquier usuario (y eso le incluye a él mismo) se los puede añadir él mismo.
Editar
El usuario que tenga el permiso de edición puede realizar funciones administrativas y relacionadas con los informes (agregar, editar o suprimir cuentas, propiedades, vistas, filtros, objetivos, etc.) así como consultar los datos de los informes. Este permiso es necesario en la cuenta para poder crear filtros y en la vista para poder aplicarlos.
Teniendo el permiso de edición no se puede gestionar usuarios pero sí que incluye el permiso de colaboración, que es el siguiente que te voy a explicar.
Colaborar
Este permiso sirve para crear, editar, eliminar y compartir elementos personales, y colaborar sobre elementos compartidos. Incluye los permisos de lectura y análisis.
Entre los elementos compartidos, se incluyen los siguientes:
- Modelos de atribución
- Agrupaciones de canales
- Segmentos de conversión
- Informes personalizados
- Paneles
- Segmentos
- Informes sin muestrear
Leer y analizar
Con este permiso el usuario puede ver los datos de configuración y de los informes y trabajar con dichos datos (filtrar una tabla, agregar una dimensión secundaria, crear un segmento…). También puede crear elementos personales y compartirlos y ver los elementos compartidos por otros. Lo que no podrá hacer es colaborar sobre elementos compartidos, para ello necesitaría el permiso de colaboración.
Espero que te haya resultado útil este post y tengas claros los permisos que puedes asignar a otras personas en tu cuenta de Google Analytics. Si tienes alguna duda o quieres aportar algo, te esperamos en los comentarios.
